REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (532/99) 10 §

Espoo Taekwondo Academy ry:n jäsenrekisterin rekisteriseloste 1.1.2017 alkaen

Rekisterinpitäjä

Espoo Taekwondo Academy ry

Rekisteriasioista vastaava yhdyshenkilö

Timo Jansson
puh 040-3519896
pj.espoo.taekwondo.academy (at) gmail.com

Rekisterin nimi

Rekisterinumero 218.280, Espoo Taekwondo Academy ry Jäsentiedot 2017.

Rekisterin käyttötarkoitus

Jäsenten henkilö- ja yhteystiedot ovat sähköisessä rekisterissä jäsenasioiden hoitamista, tiedotusta, yhteydenottoa ja laskutusta varten.

Rekisterin tietoja päivitetään Suomen Taekwondoliiton lisenssihaltija rekisterin sekä henkilöiden itsensä toimesta.

Rekisterin tietosisältö

Jäsentietorekisteriin tallennetaan jäsenten omat ilmoittamat

  • Henkilötiedot (nimi ja syntymäaika)
  • Yhteystiedot kotiin ja työpaikalle (puhelin, kotiosoite ja sähköpostiosoite)
  • Taekwondon merkittävät ajankohdat: aloituspäivä, vyöarvot- ja graduointipäivät.
  • Tiedon onko ohjaaja, aktiivinen jäsen vai passiivinen jäsen
  • Alle 18-vuotiaiden lasten osalta myös huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
  • Lisenssin ja kausimaksun tieto
  • Henkilön itsensä antama vapaamuotoinen tieto, jota henkilö itse hallinnoi. Voi pitää tiedon esimerkiksi harrastusta rajoittavasta vammasta tai sairaudesta, jonka henkilö itse haluaa kertoa ohjaajille oman turvallisuutensa vuoksi.

Rekisterin tietolähteet

Jäsenet lähettävät tietonsa Suomen Taekwondoliiton lisessin hakemisen yhteydessä sekä seuran omien sivujen www.taekwondoacademy.fi  ilmoittautumislomakkeen avulla.  Tietojen muuttamisesta ilmoitus tulee rekisterin ylläpitäjälle sähköpostilla. Tiedot on hlö itse turvannut salasanalla jäsentietorekisterissä.

Tietojen luovutus

Rekisteriin tallennettuja tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle, ei myöskään EU-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Jäsenrekisteri sivustoja ylläpidetään Avoinen palvelimilla, joiden jatkuvasta varmuuskopioinnista ja tietoturvasta vastaa Avoine Oy. Palvelimet sijaitsevat fyysisesti suojatussa tilassa, joten seuran tiedot ovat taatussa turvassa.

Kopio tiedoista on tilapäisesti päivitysten aikana rekisterin yhteyshenkilön salauksella ja salasanoin suojatulla tietokoneella.

JÄSENREKISTERI

Pääopettaja pitää jäsenrekisteriä ja se on tiedostettu kaikille harrastajille ja tahtoessaan saa kaikki itsestä tallennetut tiedot sähköisessä muodossa. Valokuvaus- ja julkaisulupa on myös kerätty kaikilta jäseniltä.

Jäsenrekisterissä on seuraavia tietoja Nimi, harrastuksen aloitus, keskeytys, lopetus, osoite, puh nro, ikä, vyöarvo nyt, viimeisin vyönäyttöpvä, huoltaja jos alle 18V yhteystietoineen, ajateltu seuraava vyönäyttäpvä ja kutsuja. Harrastajan kauden maksut.