VIESTINTÄ
Pääviestintäkanavamme on www sivumme
www.taekwondoacademy.fi
Sivut on tarkoitettu kaikille internet käyttäjille, kamppailulajien harrastajille, taekwondon harrastajille, seuran jäsenille, harrastajiemme vanhemmille, valmentajille, uusille tuleville harrastajille ja itsellemme.
Muita viestintäkanavia on seuraavia:
- WhatsApp ryhmät:
- Kaikki jäsenet, harrastajat, halukkaat aikuiset (lasten vanhemmat)
- Hallitusryhmä
- Valmennus- ja ohjausryhmä
- Apuohjausryhmä
- Ulkotreeniryhmä
whatsApp ryhmään kysytään aina mukaan tulemista alkeiskurssin aikana, siinä hoidetaan ainoastaan seuran tiedotuksia, muita kaikille sopivia tiedotuksia ja asioita. YVnä omat asiat tai henkilökohtaiset asiat.
- Puhelut ja YV viestit
- Valmentajille
- Hallituksen jäsenille
Henkilökohtaisemmissa asioissa käänny aina suoraan kyseisen henkilön puoleen ja jos joku ihmetyttää seuratoiminnassa, valmennuksessa, ohjauksessa, harrastajissa, harmittaa tai jostain syystä mökötyttää, niin ota ihmeessä asia puheeksi, älä jää potemaan ja kyräilemään itseksesi!
- Sähköpostit
- espoo.taekwondo.academy@gmail.com (Rahastonhoitaja)
- pj.espoo.taekwondo.academy@gmail.com (PJ)
- info.espoo.tkd.academy@gmail.com (Jäsen)
- jjj.espoo.taekwondo.academy@gmail.com (Jonathan)
Sähköposteilla lähetetään isompia tiedostoja ja henkilökohtaisia materiaaleja sekä seuraviestintää, kyselyjä ja muuta email asiaa.
KRIISIVIESTINTÄ vastuut
Vastuu alueet sisäisessä viestinnässä ryhmissä seuraavasti:
o Alkeisryhmä (Valkoiset) R4 ohjaaja
o Keskiryhmän (Keltaiset) R3 ohjaaja
o Keskiryhmän (Vihreät) R2 ohjaaja
o Ylempien R1 (Siniset - Mustat)
o Otteluryhmien OK ohjaaja
o Teema/Hiki/Extra X ryhmän ohjaaja
o Vanhemmat ja muut omaiset, Hallituksen jäsen
Käytännön toimenpiteet jos jotain tapahtuu:
- Käyty läpi erilaiset riskitekijät seurassa
- Ennalta harjoiteltu tilanne!
- Koulun liikuntasalin tyhjennys, hätäpoistumistiet muut
- Ensiapu ja toiminta loukkaantumis tilanteessa
- Reagointi ja arviointi tilanteesta tai/ja tilanteessa
- Kommunikoi paikan päällä / etänä
- Viestintä ja avun tarve mitä, mitkä, kenelle, kuinka, koska
Muista Kriisiviestinnässä aina ensiksi seuran jäsenille ja sitten vasta muualle ja mieti julkista viestiä ennen sen lähettämistä, onko ok.
Vastuualueet ja kohderyhmät ulkoisessa viestinnässä seuraavasti:
| Internet |
|
| |
| |
| |
| Media |
|
| Julkinen |
|
| Muut |
|
Palautekyselyt
Palautekyselyt toteutetaan seurassa aina paperiversioina ja annetaan kotiin täytettäväksi ja merkataan päivämäärä, jolloin ja mihin mennessä ne pitää palauttaa, aikaa annetaan aina hyvin 2vkoa – 1KK riippuen kyselyn laajuudesta. Uusille alkeisryhmäläisille palautekyselyt lähtevät alkeiskurssin suorituksen jälkeen eli noin 3,5KK – 4KK jälkeen.
Lyhyempiä palautteita toteutetaan seuran jäsensivujen kautta tarvittaessa ja aiheista.
Palautekyselyitä toteutetaan vähintään kerran vuodessa.
Palaute kanava on myös olemassa jäsensivuilla, sekä henk koht YV viesti, joita pitkin joskus palautteita tulee joko pääopettajalle tai muille vetäjille sekä puheenjohtajalle tai muille hallituksen jäsenille.
Palautteita kysellään/annetaan myös seuraavilla tavoilla:
- Palautetta voi jättää myös nettisivuilta
- Kysymyksiä voi jättää myös nettisivuita
- Jäsensivut vaatii jäsenen tunnukset ja sisäänpääsyn
- Suora keskustelu ohjaajan tai muun kanssa
- WhatsApp ryhmä tai henkilökohtainen viestiminen
- Sähköpostilla viestintä ja palautteet
- Toivevihko kirjataan asioita/toiveita
- Treenien jälkeen on pyydetty palautetta treenimerkintöjen aikana
- Tapahtumissa, kilpailumatkoilla, kilpailuissa ja treenitilanteissa
- Soittamalla palautteen antaminen, vaikeammissa asioissa = nro 1
- Lisäksi palautetta saa ja on annettu ohjaajille seurassamme
Palautteet otetaan aina vastaan ja tarvittaessa ryhdytään toimiin!
Seuran nimi ja logo
Seuran jäsenet voi/saa käyttää seuran logoa myös muissa asuissa, laukuissa, astioissa ja omassa käytössä. Autoissa tai muussa julkisessa esillä olevassa paikassa on hyvä olla hallitukselta erikseen lupa.
Seuran nimi tai logo julkisissa viestintä kanavissa yksinään esitettynä on sallittua seuran jäsenien ilmoituksissa, muut kuin jäsenet tai ulkopuolisella taholla pitää olla seuran hallituksen tai puheenjohtaja lupa logon käyttöön.
Valokuvien tai nimien käyttölupa
Seura on saanut kaikkien jäsenten/jäsenten huoltajien kuvausluvat, nimien ja valokuvien julkaisu luvat kirjallisena 2020 aikana.
Kuvien sekä nimen julkaisulupa pyydetään aina kaikilta uusilta harrastajilta ja alle 18V harrastajien vanhemmilta. Luvan voi perua koska tahansa tai/ja se loppuu, kun harrastaja lopettaa. Aikuisilta oma lupa ja lapsilta vanhempien lupa.
HUOM! Omilla uusilla internetsivuilla olevissa kuvissa pyrimme käyttämään vain uusimpia seura- ja henkilökuvia. Vanhat kuvat arkistoidaan tai laitetaan kuvajulkaisuihin, näin ei esim vanhat jo lopettaneet henkilöt enää näy turhaan sivuillamme, ja seura on ajantasalla niin kuin pitääkin olla.
Ulkopuolisilta käyttäjiltä kuvien/nimien käyttölupa jäseneltä alkaen 1.1.2021
Koskee myös vanhoja "esillä olevia" käyttöjä alkaen 1.1.2021
Seuran Hallituksen jäsenien, valmentajien, ohjaajien, jäsenien, harrastajien tai toimijoiden kuvien julkaisuissa pitää olla ks henkilön allekirjoitettu lupa 1.1.2021 alkaen. Lomake löytyy seuran hallitukselta tarvittaessa. Mikäli vanhoja kuvia esiintyy uusissa julkaisuissa tai sivuilla ja niistä ei ole lupaa, on ne poistettava välittömästi tai otettava yhteys seuramme hallitukseen, joka keskustelee kuvassa olevan jäsenen kanssa mitä tehdään ja tarvitaanko virallinen käyttölupa.
Lupa koskee myös vanhoja kuvia, jotka ovat julkisesti esillä esimerkiksi vanhojen seurojen internet sivuilla, facebookissa tai muussa sosiaalisessa mediassa, jos ks henkilö ei ole enää mukana toiminnassa.
Lakiviittaukset
Laki oikeudesta valokuvaan 1961/405, ...valokuviin 1927/175